Việc tạo khách hàng tiềm năng thủ công từ email có thể chậm và khó khăn. Nhân viên bán hàng có thể nhận được email từ khách hàng tiềm năng mới. Sau đó, họ phải nhập thủ công tất cả thông tin vào Salesforce. Quy trình này dễ xảy ra lỗi và cũng tốn thời gian bán hàng. Email-to-Lead giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình.
Tính năng này hoạt động bằng cách cung cấp cho bạn một địa Danh sách điện thoại di động của Brother chỉ email duy nhất. Bạn có thể nhập địa chỉ này vào biểu mẫu liên hệ trên trang web của mình. Bạn cũng có thể cung cấp địa chỉ này cho nhóm tiếp thị. Khi ai đó điền vào biểu mẫu, thông tin sẽ được gửi đến địa chỉ email đặc biệt này. Salesforce sau đó sẽ đọc email và tạo một khách hàng tiềm năng mới.
Tính năng tự động hóa đơn giản này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong kinh doanh. Nó đảm bảo mọi email đến đều được ghi nhận là khách hàng tiềm năng. Điều này có nghĩa là không có cơ hội nào bị bỏ lỡ. Bài viết này sẽ giải thích cách thiết lập và sử dụng Email-to-Lead hiệu quả. Chắc chắn, đây là một công cụ mạnh mẽ cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Thiết lập Email cho Lead trong Salesforce
Thiết lập Email-to-Lead trong Salesforce rất đơn giản. Trước tiên, bạn cần vào menu thiết lập trong tài khoản Salesforce của mình. Tại đây, bạn có thể tìm thấy tất cả các công cụ quản trị. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm "Email-to-Lead" trong hộp tìm kiếm nhanh. Thao tác này sẽ đưa bạn đến đúng trang.
Thứ hai, bạn cần bật tính năng này. Bạn sẽ thấy một hộp kiểm để bật tính năng này. Sau khi thực hiện, Salesforce sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ email đặc biệt. Đây là địa chỉ bạn sẽ sử dụng cho biểu mẫu liên hệ. Hơn nữa, bạn có thể có tối đa năm địa chỉ định tuyến khác nhau. Điều này cho phép bạn tiếp cận nhiều loại khách hàng tiềm năng khác nhau.
Thứ ba, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt. Bạn có thể đặt chủ sở hữu khách hàng tiềm năng mặc định cho các khách hàng tiềm năng mới được tạo bởi tính năng này. Đây là người sẽ được chỉ định cho các khách hàng tiềm năng mới. Bạn cũng có thể tạo quy tắc trả lời tự động. Các quy tắc này sẽ tự động gửi email trả lời cho người đã gửi email khách hàng tiềm năng. Điều này làm cho quy trình trở nên cá nhân hóa hơn.
Cuối cùng, bạn cũng có thể tạo bộ lọc để chặn email rác. Điều này rất quan trọng để giữ cho danh sách khách hàng tiềm năng của bạn luôn sạch sẽ và chất lượng cao. Bạn có thể thiết lập quy tắc để chặn email từ một số địa chỉ nhất định hoặc với các từ khóa cụ thể. Điều này ngăn chặn email rác làm tắc nghẽn hệ thống của bạn. Tóm lại, việc thiết lập đúng cách là rất quan trọng cho sự thành công của tính năng này.
Cách thức hoạt động của Email gửi đến khách hàng tiềm năng trong thực tế
Email-to-Lead hoạt động bằng cách phân tích thông tin trong email đến. Khi ai đó gửi email đến địa chỉ email đặc biệt của bạn, Salesforce sẽ đọc nội dung. Hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin quan trọng như tên và email của người gửi. Ngoài ra, Salesforce cũng cố gắng tìm tên công ty và số điện thoại.
Sau đó, hệ thống sử dụng thông tin này để tạo một hồ sơ khách hàng tiềm năng mới. Hệ thống sẽ điền dữ liệu tìm được vào các trường trong hồ sơ khách hàng tiềm năng. Ví dụ: tên người gửi sẽ trở thành trường "Tên" của khách hàng tiềm năng. Địa chỉ email của họ sẽ trở thành trường "Email". Đây là cách tự động hóa hoạt động.
Tuy nhiên, đôi khi thông tin không đúng định dạng. Salesforce có thể không tìm thấy tất cả các trường. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ tạo một khách hàng tiềm năng với thông tin tìm được. Sau đó, đội ngũ bán hàng sẽ điền các thông tin còn lại. Cách này vẫn nhanh hơn nhiều so với việc bắt đầu từ đầu.
Hơn nữa, hệ thống có thể được tùy chỉnh để phân tích cú pháp một số trường nhất định. Bạn có thể tạo các quy tắc đặc biệt để tìm kiếm các từ khóa cụ thể trong email. Ví dụ: nếu biểu mẫu liên hệ có trường "Tên công ty", bạn có thể yêu cầu Salesforce tìm kiếm trường đó. Điều này giúp quy trình tạo khách hàng tiềm năng chính xác hơn nữa. Về bản chất, nó chuyển đổi dữ liệu phi cấu trúc thành bản ghi khách hàng tiềm năng có cấu trúc.
Sử dụng Web để dẫn đến biểu mẫu
Trong khi Email-to-Lead rất phù hợp cho email, Web-to-Lead lại tốt hơn cho biểu mẫu web. Web-to-Lead là một tính năng liên quan của Salesforce. Tính năng này được thiết kế đặc biệt để thu thập thông tin từ các biểu mẫu trên trang web của bạn. Thay vì gửi email, dữ liệu biểu mẫu được gửi trực tiếp đến Salesforce. Điều này giúp quy trình hiệu quả hơn nữa.
Sử dụng Web-to-Lead thường là một quy trình gọn gàng hơn. Dữ liệu từ các trường biểu mẫu được gửi trực tiếp đến các trường Salesforce tương ứng. Điều này có nghĩa là hồ sơ khách hàng tiềm năng chính xác hơn ngay từ đầu. Bạn không phải lo lắng về việc Salesforce cố gắng "đọc" nội dung email. Do đó, nó giúp giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
Để thiết lập Web-to-Lead, bạn cần tạo một biểu mẫu trong Salesforce. Bạn có thể chọn các trường cần đưa vào biểu mẫu. Sau đó, Salesforce sẽ cung cấp cho bạn mã HTML cho biểu mẫu. Bạn có thể nhúng mã này vào trang web của mình. Khi ai đó điền vào biểu mẫu, một khách hàng tiềm năng mới sẽ tự động được tạo.
Hơn nữa, bạn cũng có thể tạo quy tắc trả lời tự động và đặt chủ sở hữu khách hàng tiềm năng mặc định. Tính năng này tương tự như các tính năng trong Email-to-Lead. Bạn cũng có thể chuyển hướng người dùng đến trang "Cảm ơn" sau khi họ gửi biểu mẫu. Nhìn chung, Web-to-Lead là phương pháp được ưa chuộng để thu thập khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu trên trang web.
Thiết lập quy tắc trả lời tự động
Quy tắc phản hồi tự động là một phần rất quan trọng của chiến lược tạo khách hàng tiềm năng hiệu quả. Những quy tắc này sẽ tự động gửi email phản hồi cho người vừa gửi khách hàng tiềm năng. Điều này hữu ích vì hai lý do chính. Thứ nhất, nó xác nhận rằng bạn đã nhận được yêu cầu của họ. Điều này tạo ấn tượng ban đầu tốt.
Thứ hai, nó có thể cung cấp thêm thông tin cho khách hàng tiềm năng. Bạn có thể sử dụng email trả lời tự động để cảm ơn sự quan tâm của họ. Bạn cũng có thể cung cấp cho họ liên kết đến thông tin bổ sung hoặc tài nguyên miễn phí. Điều này giúp nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trong khi họ chờ nhân viên bán hàng liên hệ. Nhờ đó, họ cảm thấy gắn bó hơn với thương hiệu của bạn.
Để thiết lập quy tắc trả lời tự động, bạn cần tạo một mẫu email. Mẫu này là email sẽ được gửi tự động. Mẫu email này cần phải chuyên nghiệp và thân thiện. Bạn cũng nên bao gồm một thông báo rõ ràng về những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Ví dụ: bạn có thể nói: "Một đại diện bán hàng sẽ liên hệ với bạn trong vòng 24 giờ."
Bạn có thể tạo các quy tắc phản hồi tự động khác nhau cho các loại khách hàng tiềm năng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể có một quy tắc cho các yêu cầu chung và một quy tắc khác cho yêu cầu demo sản phẩm cụ thể. Mức độ tùy chỉnh này đảm bảo gửi đúng thông điệp đến đúng người. Cuối cùng, nó sẽ cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Tầm quan trọng của các quy tắc phân công khách hàng tiềm năng
Quy tắc phân bổ khách hàng tiềm năng rất quan trọng trong việc quản lý khách hàng tiềm năng mới. Các quy tắc này tự động phân bổ khách hàng tiềm năng mới cho đúng nhân viên bán hàng. Nếu không có các quy tắc này, tất cả khách hàng tiềm năng mới sẽ được chuyển đến một người duy nhất. Người đó sau đó sẽ phải phân bổ thủ công. Điều này có thể rất kém hiệu quả.
Quy tắc phân bổ khách hàng tiềm năng cho phép bạn phân bổ khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí nhất định. Ví dụ: bạn có thể phân bổ khách hàng tiềm năng dựa trên vị trí của họ. Tất cả khách hàng tiềm năng từ New York có thể được chuyển đến một nhân viên bán hàng. Tất cả khách hàng tiềm năng từ California có thể được chuyển đến một nhân viên bán hàng khác. Điều này đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng được xử lý bởi đúng người.
Bạn cũng có thể phân bổ khách hàng tiềm năng dựa trên quy mô công ty hoặc ngành nghề của họ. Nếu bạn có nhân viên bán hàng chuyên về các ngành nghề khác nhau, điều này rất hữu ích. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc phân bổ tất cả khách hàng tiềm năng trong ngành chăm sóc sức khỏe cho một nhân viên bán hàng cụ thể. Điều này giúp đảm bảo khách hàng tiềm năng được xử lý bởi một chuyên gia.
Việc thiết lập quy tắc phân bổ khách hàng tiềm năng rất dễ dàng trong Salesforce. Bạn có thể xác định tiêu chí cho từng quy tắc. Bạn cũng có thể chỉ định người dùng hoặc hàng đợi mà khách hàng tiềm năng sẽ được phân bổ. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc phân bổ mặc định cho các khách hàng tiềm năng không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào của bạn. Nhìn chung, quy tắc phân bổ khách hàng tiềm năng đảm bảo rằng các khách hàng tiềm năng mới được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
Tích hợp Email với Tự động hóa Tiếp thị
Email-to-Lead là một tính năng tuyệt vời, nhưng nó còn hoạt động hiệu quả hơn khi được tích hợp với các công cụ tự động hóa tiếp thị. Các công cụ như Pardot hoặc Marketing Cloud có thể được đồng bộ hóa với Salesforce. Điều này cho phép quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tiên tiến hơn, từ đó mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.
Khi một khách hàng tiềm năng mới được tạo thông qua Email-to-Lead, khách hàng tiềm năng đó có thể tự động được thêm vào chiến dịch tự động hóa tiếp thị. Ví dụ: khách hàng tiềm năng có thể được đưa vào chiến dịch tiếp thị nhỏ giọt. Chiến dịch này sẽ gửi một loạt email theo thời gian. Các email có thể cung cấp thêm thông tin về sản phẩm của bạn. Chúng cũng có thể chia sẻ các nghiên cứu điển hình hoặc lời chứng thực của khách hàng.
Quá trình nuôi dưỡng này giúp đào tạo khách hàng tiềm năng và xây dựng lòng tin của họ. Khi nhân viên bán hàng liên hệ với họ, khách hàng tiềm năng sẽ quen thuộc hơn với thương hiệu của bạn. Điều này có thể giúp cuộc trò chuyện bán hàng hiệu quả hơn nhiều. Nó tiết kiệm thời gian cho nhân viên bán hàng và tăng cơ hội bán hàng.
Hơn nữa, các công cụ tự động hóa tiếp thị có thể giúp bạn chấm điểm khách hàng tiềm năng. Hệ thống chấm điểm khách hàng tiềm năng sẽ gán một giá trị số cho khách hàng tiềm năng dựa trên hành động của họ. Ví dụ: nếu khách hàng tiềm năng mở email hoặc truy cập trang web của bạn, điểm của họ sẽ tăng lên. Điểm cao cho thấy khách hàng tiềm năng rất quan tâm. Sau đó, nhân viên bán hàng có thể tập trung vào những khách hàng tiềm năng có điểm cao nhất. Việc ưu tiên này đảm bảo họ đang dành thời gian cho những cơ hội triển vọng nhất.
Tạo quy trình chuyển giao khách hàng tiềm năng liền mạch
Quy trình chuyển giao khách hàng tiềm năng liền mạch là yếu tố then chốt cho một quy trình bán hàng hiệu quả. Khi một khách hàng tiềm năng được tạo qua Email-to-Lead, cần phải xử lý đúng cách. Trước tiên, khách hàng tiềm năng mới phải được phân công cho đúng người. Đây chính là lúc các quy tắc phân công khách hàng tiềm năng phát huy tác dụng. Nhân viên bán hàng cần được thông báo ngay lập tức.
Sau đó, nhân viên bán hàng có thể truy cập tất cả thông tin về khách hàng tiềm năng tại một nơi. Hồ sơ khách hàng tiềm năng trong Salesforce phải bao gồm nội dung email gốc và các thông tin liên quan khác. Điều này cung cấp cho nhân viên bán hàng tất cả bối cảnh cần thiết để có một cuộc trò chuyện hiệu quả.
Hơn nữa, một quy trình bàn giao hiệu quả đòi hỏi sự giao tiếp rõ ràng giữa bộ phận bán hàng và bộ phận tiếp thị. Bộ phận tiếp thị nên theo dõi hiệu suất của các nỗ lực tạo khách hàng tiềm năng. Họ nên chia sẻ dữ liệu này với đội ngũ bán hàng. Đội ngũ bán hàng cũng nên cung cấp phản hồi về chất lượng khách hàng tiềm năng. Sự hợp tác này giúp cải thiện toàn bộ quy trình.
Các công cụ như Salesforce Chatter cũng có thể hỗ trợ giao tiếp. Nhân viên bán hàng có thể đăng câu hỏi về khách hàng tiềm năng trong nhóm Chatter. Sau đó, đội ngũ tiếp thị có thể phản hồi với nhiều thông tin hơn. Giao tiếp thời gian thực này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề. Nhìn chung, một quy trình bàn giao suôn sẻ sẽ mang lại kết quả bán hàng tốt hơn.
Giám sát và tối ưu hóa hệ thống gửi email đến khách hàng tiềm năng
Việc giám sát và tối ưu hóa hệ thống Email-to-Lead là chìa khóa cho sự thành công lâu dài của nó. Bạn nên thường xuyên xem xét các khách hàng tiềm năng đang được tạo ra. Liệu chúng có phải là những khách hàng tiềm năng chất lượng cao không? Chúng có được phân bổ cho đúng người không? Có quá nhiều khách hàng tiềm năng spam không? Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể xác định những điểm cần cải thiện.
Một khía cạnh cần theo dõi là chất lượng khách hàng tiềm năng. Nếu bạn nhận được nhiều khách hàng tiềm năng chất lượng thấp, bạn có thể cần điều chỉnh biểu mẫu. Ví dụ: bạn có thể thêm nhiều trường bắt buộc vào biểu mẫu. Điều này đảm bảo bạn nhận được nhiều thông tin hơn từ những người điền vào biểu mẫu. Điều này có thể giúp lọc ra những khách hàng không quan tâm.
Bạn cũng nên theo dõi hiệu suất của các quy tắc trả lời tự động. Email có được mở không? Mọi người có nhấp vào liên kết không? Nếu không, bạn có thể cần thay đổi dòng tiêu đề hoặc nội dung email. Đôi khi, một thay đổi nhỏ có thể mang lại sự cải thiện đáng kể về hiệu suất.
Hơn nữa, bạn nên thường xuyên xem xét lại các quy tắc phân công khách hàng tiềm năng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, khu vực hoặc đội ngũ bán hàng của bạn có thể thay đổi. Bạn sẽ cần cập nhật các quy tắc để phản ánh những thay đổi này. Điều này đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng mới luôn được xử lý hiệu quả. Cuối cùng, một quy trình giám sát và tối ưu hóa nhất quán chính là yếu tố làm nên hiệu quả thực sự của hệ thống này.